Slanje računa
Podatak koji je potrebno upisati prilikom izrade svakog računa koji će se slati kao eRačun. Ovo je i do sad bila obveza kod izrade eRačuna, samo što je sad to stavljeno u zaglavlje računa, dok ste ranije to birali tek prilikom slanja eRačuna.
Slanje eRačuna
Prilikom izrade računa, postoji mogućnost slanja eRačuna automatski (odmah nakon knjiženja) ili naknadnog slanja.
- Automatski: Odmah nakon knjiženja.
- Naknadno: Dobivate mogućnost upisa dodatnih podataka uz račun (broj narudžbenice, ugovora…) ili dodavanja privitaka (dokumenti otpremnica, narudžbenica i sl.).
Kako promijeniti način slanja?
U polju Tip računa eRačun, program ponudi opciju eRačun (odmah šalji). Kliknete li mišem na to polje, tekst će se promijeniti u: eRačun (dod. podaci).
Klikanjem miša na to polje mijenjate stanje načina slanja eRačuna: odmah ili naknadno.
Pregled eRačuna / dodatni podaci / informacije
U svim modulima programa, kada kliknete na karticu eRačun otvara se tablica s popisom eRačuna. Korisnici koji su do sada slali eRačune ovo su koristili i prije. Sada ovaj dio koriste svi obveznici F2.
Ova se tablica koristi za: 1. Eventualni upis dodatnih podataka o računu (broj narudžbe, ugovora itd.) 2. Provjeru statusa izrađenih računa.
Statusi računa
Kolona Status prikazuje u kojem se statusu (stanju) nalazi pojedini račun.
Popis statusa koje račun može poprimiti
- Nedovršeno: Kada na računu još trebate dodati neke podatke (ugovor, narudžbenica, otpremnice…).
- Za slanje: Račun je dovršen i spreman za slanje.
- Isporučeno: Račun je uspješno poslan u ulazni pretinac kupca.
- Odobreno: Kupac je račun zaprimio i odobrio.
- Odbijeno: Kupac je račun odbio. Razlog odbijanja možda ćete moći vidjeti u kartici Status slanja. Ako se ne vidi, morate ga potražiti na portalu vašeg informacijskog posrednika.
- Plaćeno: Račun je plaćen u cijelosti.
- Dio plaćen: Plaćen je samo dio iznosa računa.
- Neuspjelo: Vaš informacijski posrednik nije uspio proslijediti račun krajnjem kupcu. Razlog provjerite u kartici Status slanja.
Funkcije dugmadi
- Šalji eRačun: Pokretanje slanja eRačuna koji imaju status Za slanje ili Nedovršeno. Ako račun ima neki drugi status, dugme neće reagirati.
- Provjeri status: Kad uspješno pošaljete račun, zaprimanje treba biti odobreno od strane primatelja. Tek tada možete reći da je kupac uspješno zaprimio račun.
- XML snimi: Arhiva originala poslanog računa. Za potrebe kontrole/nadzora svaki račun možete snimiti u originalnom formatu na vaše računalo.
- Dodaj/briši: Ako uz račun trebate/želite poslati neke prateće dokumente (npr. narudžbenicu u PDF formatu, skenirane otpremnice i sl.).
- Dodatni podaci: Ovdje upisujete podatke za obveznike javne nabave (škole, bolnice, gradovi...) kao što su broj narudžbe ili ugovora.
- Za takve kupce račun ne šaljete odmah, već ovdje najprije upišete podatke.
- Klikom na dugme Promijeni možete upisati dodatne podatke.
- Tip poslovnog procesa možete mijenjati dvoklikom miša na to polje.
- Nakon izmjena, račun prelazi u status Za slanje i šaljete ga klikom na Šalji eRačun.
- Status slanja: Informacije o svim aktivnostima u vezi slanja eRačuna (datum, vrijeme, korisnik, opis).
- Info: Detaljan opis posljednje aktivnosti na označenom računu.
NAPOMENA ZA PRVO SLANJE RAČUNA
Ako kod prvog slanja eRačuna dobijete poruku o grešci: „Nisu upisani OIB, temeljni kapital, sud ili odgovorna osoba“, trebate te podatke upisati u programu.
Ovo su obavezni podaci računa za sve firme. Možda ste ih do sad imali na predlošku fakture, ali sad to više nije dovoljno.
Rješenje: Otvorite Uređivanje-Podešavanje zaglavlja/podnožja dokumenta i upišite podatke u ponuđena 3 retka.
Važno: Pretinac – Vrsta poslovne/organizacijske jedinice
Ako je neka firma (obično obveznik javne nabave) imala više pretinaca (poslovne jedinice) gdje ste slali eRačune, do sad ste to upisivali u adresar kupaca. Sad to više neće biti moguće jer u adresar možete upisati svakog kupca samo jednom.
Taj podatak se sada nalazi posebno na svakome računu u dodatnim podacima i upisuje se naknadno nakon knjiženja računa.